Probabilmente hai qualcosa non a posto nella configurazione, devi controllare la documentazione di kolab.
Per quanto riguarda la mail esterna non saprei dirti come fare, ci sono "millemila" modi di gestirla, dipende tutto da come kolab si connette e, sinceramente, non posso mettermi a guardare come si configura kolab.
Così di botto, puoi configurare roundcube per l'accesso imap alla vostre mail esterne?
Oppure utilizzare fetchmail per recuperare le mail esterne e recapitarle agli utenti locali.